A pályázatokhoz kapcsolódó eljárásrend szigorú kommunikációs kötelezettségeket ír elő a nyertes pályázók számára. A legkisebb pályázathoz is több olyan tevékenység kötelező, amely biztosítja, hogy a pályázó környezete transzparens módon értesüljön arról, hogy a beruházás, fejlesztés európai uniós támogatással valósul vagy valósult meg.
A kommunikációs tevékenységeket ráadásul külön útmutatók szerint kell megvalósítani, dokumentálni és bemutatni a projekthez kapcsolódó beszámolókban. Ez sokszor nem egyszerű feladat, és mivel nagyon könnyen ellenőrizhető, így gyakran hiánypótlások, felesleges adminisztráció vagy végső esetben a támogatás egy részének levonása is lehet a hibás végrehajtás következménye.
Az alábbi összefoglaló segít eligazodni a kedvezményezettek tájékoztatási kötelezettségei között, de természetesen nem pótolja a hivatalos útmutatókat, projektspecifikus szakértői tapasztalatokat.
A projekt kommunikációs szakaszai
Fontos tisztában lenni, hogy a pályázati projekthez kapcsolódó kommunikáció különböző szakaszai mettől - meddig tartanak. A projekt előkészítő szakasza a támogatási szerződés megkötéstől a projekt fizikai megkezdéséig tart, a projekt megvalósítás szakasza a projekt fizikai megkezdésétől a fizikai befejezéséig tart. A projekt megvalósítását követő szakasz pedig a projekt fizikai befejezésétől a projekt pénzügyi zárásáig tart.
Ezekben a szakaszokban a kedvezményezettnek különböző kötelező feladatokat kell elvégezni, amelyet a projekt jellege, támogatási kategóriája és a megítélt támogatási összeg határoz meg. Ha több típusú tevékenységet végez, akkor az összes hozzájuk tartozó kommunikációs feladatot meg kell valósítani.
A nyilvánosság biztosítása során keletkező anyagokat, dokumentumokat (pl. sajtóközlemény, meghívók, sajtómegjelenések, jelenléti ívek, fotók) elektronikusan archiválni kell, de az ellenőrzések korábbi gyakorlati tapasztalatai alapján nem árt, ha fizikailag is tároljuk mindenből az eredeti példányokat.
A beszámolókhoz benyújtott, és tárolt dokumentumokból ellenőrzi a Közreműködő Szervezet, hogy minden kötelező feladat teljesítve van-e. A hiányos vagy nem megfelelő teljesítés komoly következményekkel is járhat.
Indokolt esetben egyes kötelezettségek kapcsán van lehetőség enyhítés vagy felmentés kérésére, de ezt minden esetben le kell egyeztetni a Támogató, Közreműködő Szervezettel is.
Támogatási kategóriák
A kötelező nyilvánosság biztosítása szempontjából a projektekt a támogatás összege szerint lehet kategorizálni. Ez fogja meghatározni a kötelező kommunikációs feladatokat.:
- Magas támogatási összegű projekt, amelyben a támogatás összege 1 milliárd Ft vagy nagyobb értékű.
- Infrastrukturális fejlesztés (pl. építési jellegű beruházás, ingatlan beruházás), amelyben a támogatás összege lehet 150 millió Ft alatti vagy 150-500 millió Ft vagy 500 millió Ft feletti.
- Egyéb fejlesztés (pl. eszközbeszerzés, képzések, bértámogatás), amelyben a támogatás összege lehet 150 millió Ft alatti vagy 150-500 millió Ft vagy 500 millió Ft feletti.
Projekt szakaszai és a hozzájuk kapcsolódó feladatok
Az előkészítő szakaszban a cél az, hogy a kedvezményezett megtervezze a projekt megvalósítása során alkalmazandó kommunikációs eszközöket és azok ütemezését.
Ehhez kapcsolódó feladatok:
- kommunikációs terv készítése - 150 millió forint feletti támogatás esetén szükséges, általában már a Támogatási Szerződés megkötésének is feltétele,
- nyomtatott tájékoztatók (brosúrák, szórólapok, stb.) készítése és terjesztése - nagyobb volumenű beruházások kötelező feladata, amelyek általában sok ember életére hatással vannak,
- a nyertes pályázó honlapján a projekthez kapcsolódó tájékoztató megjelenítése és frissítése a projekt pénzügyi zárásáig, vagy pályázati aloldal létrehozása - ez a feladat minden pályázat esetén kötelező elem -, amelyet a Támogatási Szerződés megkötését követő 30 napon belül szükséges is elvégezni.
A kommunikációs terv a tevékenységeket és azok időbeli ütemezését, illetve az eszközökhöz tartozó költségeket és azok pontos adatait, műszaki paramétereit tartalmazza. A nyomtatott tájékoztatók célja, hogy tájékoztassa a lakosságot, célcsoportot az induló projektről. A kedvezményezett köteles a működő honlapján megjeleníteni a projekt információit. Ha nem rendelkezik saját honlappal, akkor arra ez a szabály nem vonatkozik, viszont a későbbiekben célszerű lesz egy projektoldalt létrehoznia, melyre akár itt, a cityport.hu-n is lehetősége van.
A projekt-megvalósítás szakaszában az a cél, hogy kedvezményezett a fejlesztést és a mérföldköveket megismertesse a közönséggel.
A pályázati előírások szerint a megvalósításhoz kapcsolódó feladatok az alábbiak lehetnek:
- sajtóközlemény kiküldése a projekt indításáról és a sajtómegjelenések összegyűjtése,
- sajtónyilvános események szervezése (pl. alapkőletétel, egyes beruházási fázisok befejezése, projektlátogatás, átadások, képzés zárása, stb.), és ezek megfelelő dokumentálása,
- a beruházás helyszínén „A”, „B” vagy „C” típusú tájékoztató tábla elhelyezése,
- médiamegjelenés vásárlása a projekthez kapcsolódóan, az arculati előírásoknak megfelelően, dokumentáltan,
- kommunikációs célra alkalmas fotódokumentáció készítése, mely minden projektgazda számára kötelező, és a támogatás jellegétől függően többféle, a kedvezményezettek tájékoztatási kötelezettségei között nem mindig részletezett elvárásokkal is találkozhatunk a Közreműködő Szervezetek részéről.
A fent említett feladatoknak szintén az a célja, hogy minél nagyobb nyilvánosságot érjen el a projekt és lehetőség nyíljon annak részletesebb bemutatására. A tájékoztató táblák grafikáját a táblagenerátor alkalmazással is el lehet készíteni, de a fizikai előállítás a pályázó feladata lesz. Hogy milyen típusú tábla kell, azt a tevékenység típusa és a támogatás összege határozza meg.
A projekt megvalósítását követő tevékenységek célja az, hogy a kedvezményezett az elkészült beruházás eredményeit és azok pozitív hatásait bemutassa.
A feladatok - támogatás mértékétől függően - a következők lehetnek:
- sajtónyilvános ünnepélyes projektátadó rendezvény szervezése, amelyről általában a Közreműködő Szervezetet is előzetesen tájékoztatni szükséges,
- sajtóközlemény kiküldése a projekt zárásáról és a sajtómegjelenések összegyűjtése - szinten minden projekt esetén kötelező az arculati előírásoknak megfelelően, dokumentáltan elkészíteni és a sajtóhoz, illetve az illetékes szervezetekhez eljuttatni,
- eredménykommunikációs információs anyagok, kiadványok készítése,
- Térképtér feltöltése a projekthez kapcsolódó tartalommal - minden projekt esetén,
- a beruházás helyszínén „D” típusú tábla elhelyezése.
A magas támogatási összegű projekteknél a fentebb említett összes tevékenységet szükséges elvégezni. Az alacsonyabb támogatás mellett megvalósuló projektek esetében a feladatok köre függ a tevékenység típusától és a támogatás összegétől. Az erről szóló hivatalos tájékoztatás a “KTK 2020” című dokumentumban található, mely az alábbi oldalon érhető el: https://www.palyazat.gov.hu/doc/25.
A kötelezően elvégzendő feladatokon kívül, a támogatásban részesülő pályázó használhat további eszközöket is a projekt ismertetésére (pl. közösségi oldalak használata, belső kommunikáció, elektronikus tájékoztatók, stb.), azonban azokat kizárólag csak a saját költségén valósíthatja meg.