Ennek lényege, hogy a pályázati forrásban részesülőknek előre meghatározott követelményeknek és szigorú arculati előírásoknak megfelelően, dokumentálhatóan tájékoztatni kell a nyilvánosságot fejlesztésükről és arról, hogy projektjük európai uniós támogatással valósult meg.
A pályázónak a projekt jellegétől és méretétől függően kommunikációs kötelezettsége áll fenn. Sokan gondolják úgy, hogy ez egy olyan kötelező teendő, amit le kell tudni azért, hogy megkaphassák az uniós támogatást. Pedig a jól megtervezett és megvalósított kommunikáció számos lehetőséget és előnyt is nyújthat a kedvezményezettnek, és érdemben hozzájárulhat a projekt szakmai eredményességéhez.
A sikeres kommunikációhoz tudnunk kell válaszolni a következő kérdésekre:
1. Mi a célunk a kommunikációval?
A kommunikációs céljainkat a szakmai célok alapján határozzuk meg. A célok a projekt életciklusának függvényében változhatnak. Mást kell kommunikálni a beruházás alatt (figyelemfelkeltés, bemutatás), a megnyitás után és a folyamatos működés során.
2. Kit akarunk elérni?
Célcsoport alatt különböző szegmensek, pl. kor, életkor, lakóhely, foglalkozás szerint csoportosított embereket értünk, akiket tevékenységünkkel megcélzunk. A közvetlen érintettek kívül a célcsoport része minden olyan személy vagy szervezet, amelyek tevékenységünkkel kapcsolatban állnak. Pontos szegmentálásuk különösen fontos, mert a különböző csoportokat személyreszabott, célzott kommunikációval (eltérő üzenetek, eszközök, különböző stílus stb.) lehet legjobban elérni.
3. Milyen üzenetet akarunk eljuttatni?
A kommunikációt soha nem önmagában kezeljük. A kommunikációs üzenet tervezése része a projekt szakmai tervezésének. A kommunikációs feladatokat mindig a szakmai feladatok határozzák meg. A két terület között szoros összhang szükséges, a jól tervezett és eljuttatott üzenet jelentősen segítheti a projekt sikerességét, a hibás, félresiklott kommunikáció ugyanakkor nagyban gyengítheti azt.
4. Milyen csatornán tudjuk az üzentet eredményesen közvetíteni a célcsoportnak?
A kommunikáció széles tárházzal rendelkezik. Az uniós forrásokból megvalósuló projekteknél a beruházás mérete és jellege alapján vannak kötelezően alkalmazandó eszközök és ajánlottak. A projektgazda saját döntés alapján – természetesen önerőből finanszírozva – az előírtaktól eltérő eszközöket is alkalmazhat. Az eszközök tervezésénél mindig az adott kommunikációs céloknak és célcsoportoknak legjobban megfelelő, leghatékonyabb eszközöket kell megtalálni és kiválasztani. A kötelező tájékoztatási csomagok tartalmával részletesebben a "Tájékoztatás és nyilvánosság - Kötelező és ajánlott lépések" című írásunk foglalkozik.
5. Mivel mérjük a kommunikációnk eredményességét?
Mivel a kommunikációs munka általában hosszú távon fejti ki hatását (a negatív hatását is!), a kommunikációs kampányok után szükséges az egyes elemek mérése és értékelése – különösen azért, mert a projekt előrehaladási és záró jelentésében is részleteznünk kell azokat!
Rendezvény esetén érdemes kielemezni, hogy a ténylegesen résztvevők összetétele mennyire felelt meg az előzetes célkitűzéseknek, mennyire reprezentálta a célközönséget. Sajtóesemény után javasolt összegyűjteni és értékelni a rólunk szóló cikkeket, hogy mekkora felületen, milyen környezetben jelentek meg, üzeneteink mennyire mentek át. Online eszközöknél mindenképpen javasolt klikkelés-számlálót beépíteni, amivel közvetlenül mérhető, hogy hányan látogatták meg például a honlapunkat. Az értékelésre időt kell szakítani, nemcsak azért, hogy az elvégzett munkát értékeljük, hanem, azért is, hogy a visszajelzéseket folyamatosan beépítsük a további kommunikációnkba.
Fontos, hogy mindig nálunk legyen a kommunikációs kezdeményezés, azaz elsősorban mi tartsuk kézben saját ismertségünk, image-unk alakítását! Hatékonyabb és olcsóbb, ha eleve jól építkezünk, mintha később egy kedvezőtlen képet kell megváltoztatnunk.
A kommunikáció stratégiai tervezése így mindig vezetői feladat, végrehajtását azonban javasolt szakemberekre – belső szakemberekre vagy külső ügynökségekre - bízni. A jól működő kommunikáció egy megtérülő befektetés, ami azonban gondos szakmai és pénzügyi tervezést igényel.
Ha munkánk során ezeket az elveket szem előtt tartjuk, biztosak lehetünk a sikerben.